¿Como crear notificaciones automáticas en Acumatica?

Notificaciones Automáticas en Acumatica

Las notificaciones automáticas en Acumatica fomentan la colaboración y automatizan procesos de entrega de información. En este tutorial te mostraré que necesitas hacer para poder habilitar tus propias notificaciones.

Notificaciones automáticas en Acumatica: Escenario de negocio

En la publicación anterior te mostré ¿Cómo autorizar documentos en Acumatica ERP? basándonos en ordenes de compra que eran autorizadas por los directivos de la compañía. En esta ocasión completaremos ese escenario creando notificaciones que envíen un correo electrónico a los involucrados. En resumen:

  1. Un usuario A genera una petición de compra
  2. Un usuario B que autoriza la orden, recibe correo electrónico solicitando la revisión
  3. El usuario A recibe un correo si se autoriza la orden.
  4. Usuario A continua con proceso de compra y libera factura
  5. Usuario C recibe notificación de la factura

 Pre-requisitos

Para poder habilitar la funcionalidad presentada en este escenario de negocio se necesita:

  1. Módulo de Finanzas Avanzado
  2. Módulo de Distribución Avanzado
  3. Monitoreo y Automatización
  4. Correo electrónico

A nivel configuración deberá encender las siguientes características:

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Seleccionar las características y hablitar

Activación de correo electrónico

El primer paso, es contar una cuenta de correo electrónico con acceso POP. Debemos dar de alta esta cuenta dentro del módulo de configuración y en la parte de Cuentas de Correo del Sistema;  Aquí se muestra la configuración:

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Alta de cuenta de correo en configuración

En Amarillo:

  1. Ruta que debemos seguir (Configuración/Email/Cuentas de Correo del Sistema)

En Verde, vemos los datos que debemos rellenar:

  1. Un nombre de la cuenta (admin)
  2. La cuenta de correo a usar (admin@revisiontwo.com)
  3. El tipo de protocolo a utilizar (POP)
  4. Los servidores a donde se realizará la conexión (outlook.office365.com)
  5. La información de acceso (admin@revisiontwo.com y contraseña *******)

Una vez completada la información en esta primera pestaña, debemos completar la información en “Advanced Settings”

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Completando los ajustes avanzados

En verde:

  1. Parámetros para autenticar el correo en el servidor
  2. Puertos y protocolos (TLS, 995, 587)
  3. Tiempo de salida (1 minuto)

En azul:

  1. Una vez guardados los datos, de clic en test
  2. Si la configuración es correcta, recibirá una notificación (icono verde)

Creando una primera notificación

Hasta este punto ya tenemos un correo electrónico para poder enviar mensajes desde Acumatica. Lo que necesitamos ahora es crear las notificaciones basadas en los cambios realizados por los usuarios en las pantallas de operación. ¿Como es esto? Acumatica provee una opción que permite crear estas notificaciones:

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Las pantallas de operaciones contienen opción “Notificaciones”

Al dar clic sobre este botón, se abre una ventana como la siguiente:

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Pantalla de alta de notificación

 

Automatizando el envío de las notificaciones automáticas en Acumatica

 En la pantalla anterior tienes que:

  1. Darle un nombre a la notificación (Description)
  2. Colocar un Tema de Envio (Subject)
  3. En la pestaña “Message” el texto que usted quiere enviar
  4. Guardar

La mía quedó así:

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Ejemplo de notificación

Como notarás hay campos encerrados entre paréntesis que sirven como comodines para llamar campos de Acumatica. ((Document.OrderNbr)) extrae el numero de documento que genera la notificación.

Pestaña de Condiciones

Ahora en la pestaña de condiciones tienes que establecer que parte de la pantalla generará un evento. En mi ejemplo quiero que la condición sea: Cada que una orden queda pendiente de aprobación, el sistema informe al usuario mediante un correo electrónico.

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Condición de Aprobación dispara correo.

Pestaña de Direcciones

En esta simplemente añadimos a quien queremos enviarle el correo. Esto con datos del sistema (usuarios, empleados, etc.)

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Direcciones de correo a enviar

Pestaña de Campos

Representa los elementos que tiene que monitorear el sistema sobre cualquier campo.

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Campos monitoreados

 

Probando las notificaciones automáticas en Acumatica

El escenario que dispara la condición es cuando una orden necesita una aprobación:

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Condición que dispara la notificación

Y el sistema genera un mensaje que anteriormente generamos y que tenemos que enviar.

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Mensaje Generado

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Mensaje generado

Con esto habilitas la creación de notificaciones automáticas en Acumatica.

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