¿Cómo autorizar documentos en Acumatica ERP?

Tadeo Castillo-Habilidades

Comenzaré la primera publicación de una serie de tutoriales para usuarios del ERP en la nube con la autorización de documentos. El escenario de negocio que hoy vamos a resolver con Acumatica ERP es el siguiente:

  1. Un empleado necesita realizar la compra de algún insumo para la operación.
  2. El empleado solicita el insumo y notifica a su jefe
  3. El jefe valida que la compra esté dentro del presupuesto
  4. El jefe autoriza o rechaza la compra del producto.
  5. El solicitante sigue con el proceso de compra

Requisitos Previos de Acumatica ERP

Primero debemos validar que contamos con las siguientes características habilitadas:

Acumatica ERP - Características habilitadas

Acumatica – Características habilitadas

Con esto lograremos tener un árbol de empleados y reglas para procesar. Se deberá algo así:

Acumatica ERP - Área de creación de reglas

Área de creación de reglas y sus elementos

Otro requisito es que ya haya dado de alta sus usuarios como empleados, y que estén cargados en su árbol de la compañía:

Acumatica ERP- Árbol de la Compañia

El árbol de la compañía en Acumatica ERP define las áreas y los responsables de una organización

Creando las reglas

Una vez habilitado el módulo en Acumatica ERP y dependiendo de nuestra licencia podemos aplicar las reglas a ciertas “pantallas” o flujos de negocio. En este ejemplo voy a crear una regla para COMPRAS. La regla autoriza una compra por el contador siempre y cuando el monto sea menor a 5,000 USD; si es mayor a este monto, el sistema pedirá la autorización no solo del contador sino también la del director general.

  1. Le damos un nombre a la regla y escogemos la entidad “Ordenes de compra” deberá quedar algo así:
Dándole nombre a la regla en Acumatica ERP

Dándole nombre a la regla en Acumatica

2. Escogemos a la persona(s) que tomarán las acciones:

Acumatica ERP- Responsables

Se asignan dos personas para la revisión de compras

3. Cargamos las reglas que disparan la acción.

Acumatica ERP- Condiciones

Cuando Acumatica lea algún campo con ese valor se dispara la petición para la acción

Como notarás, si el total de la compra es mayor o igual a 5,000 USD se le solicitará la autorización a Baker MaxWell.  Guardamos los cambios.

Habilitando las reglas

Ahora tenemos que ir al modulo de configuración de compras y habilitar la solicitud de autorización:

Acumatica ERP- Habilitar Autorización

El “checkbox” se habilita para pedir autorización y se agrega el mapa que creamos anteriormente.

Probando las reglas

  1. Un usuario normal entra al sistema
Acumatica ERP- Acceso usuario

Usuario ingresa a Acumatica

2. Usuario carga orden de compra por más  de 10, 000 USD y libera. El sistema la coloca pendiente de aprobación por un usuario:

Acumatica ERP- Autorización pendiente

Autorización pendiente

3. El usuario que autoriza, ingresa y hace la aprobación. Ahora el director de finanzas necesita autorizar.

Acumatica ERP- 2da Autorizacion

Segundo nivel de autorización

4. El director entra y autoriza la información.

Acumatica ERP Autorizacion Liberada

El documento cambia de estado y está aprobado

Conclusiones

Este escenario es uno de los más solicitados por empresas para el control de las compras, con Acumatica se pueden implementar diferentes reglas de acuerdo al nivel de autorización. En el siguiente tutorial mostraré como habilitar el envío de correos electrónicos para notificar a los usuarios sobre los cambios en los documentos.

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